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タスクの取捨選択に「損失」と「範囲」を基準とした『影響度』を考慮する

タスクというのは気がつくとドンドンと増えており、定期的にタスクリストを見直し、取捨選択をする必要があります。

本来であれば2018年の年末にやっておきたかったのですが、なかなか出来ずにお正月にコツコツとやっているところです。

今回この取捨選択に「損失」と「範囲」を基準とした『影響度』を考慮してみたことで、とてもスムーズに見直すことが出来ました。

この考えかたは、鳥原隆志さん著書の『やらないことを決めなさい』という本に書いてあり、とても参考になったのでご紹介させていただきます。

「損失」と「範囲」を基準とした『影響度』を考慮する

タスクリストの見直し

ぼくは『Todoist』というタスク管理システムを使って、タスクの管理をしています。

Todoist: ストレスフリーのタスク管理

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開発元:Doist
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そしてそのタスクリストは、

  • 重要で緊急のタスク
  • 重要だけど緊急ではないタスク
  • 緊急だけど重要ではないタスク
  • 重要でも緊急でもないけどやりたいタスク

大きくこれら4つに分類されています。

『重要で緊急のタスク』は、言わずもがなすぐにやらなくてはいけないタスクなので、実行レベルに細分化されており、実行する日時も決められています。

同じように『緊急だけど重要ではないタスク』も、実行日時までが決められているので、タスクが不必要に溜まっていくことはありません。

しかし『重要だけど緊急ではないタスク』と、『重要でも緊急でもないけどやりたいタスク』というのは、「いつかやりたい!」と思ったタスクを追加していくので、しっかり実行日時を決めてやっていかないと、ドンドン溜まってしまいます。

また同時に『緊急』ではないために、緊急のタスクに迫られるとなかなか実行されずに残ってしまいます。

つまりこの2つのグループに入れられたタスクは、定期的に見直す必要があるのです。

影響度の基準は「損失」と「範囲」

影響度とは、その案件(仕事)をしないことで、具体的にどのような影響が出るかを定量的に考える手法を言います。

Kindle No.1041より引用

『やらないことを決めなさい』という本ではこのように書かれており、その影響度の基準となるのが「損失」と「範囲」なのです。

損失とは、

その案件で発生する損失のこと

ぼくの場合だと、「このタスクを実行しないことでどれだけの損失が発生するか?」と考えました。

『重要でも緊急でもないけどやりたいタスク』は、損失がほとんど発生しないことがわかりました。

しかし『重要だけど緊急ではないタスク』の場合は、すぐに損失が発生はしないけど、そのままやらずにいれば損失が発生すると考えました。

そして次に「範囲」です。

その仕事をしないことで「誰に迷惑がかかるのか」という考え方

ぼくの場合では、緊急を要さないタスクに関しては、ほとんど誰にも迷惑がかからないことがわかりました。

つまり「損失」と「範囲」を基準に『影響度』を考慮すると、重要ではないタスクに『影響度』がないことがわかり、重要である場合には『影響度』があると考えました。

『影響度』がないタスク

重要でも緊急でもないタスクは、『影響度』がないこととわかりました。

では『影響度』がないからそのタスクを実行せず、削除しても良いか?と考えると、すぐにそうはなりません。

やはり自分がやりたいタスクなので、『影響度』がなくともいつか実行したいのです。

そして『重要だけど緊急ではないタスク』に関しては、やらずにいることで「損失」が発生する可能性があるとわかり、『影響度』も低くないことがわかりました。

まとめ

結果として『影響度』を考慮してタスクの取捨選択をしてみると、「損失がないから削除してしまおう!」というタスクがあったり、「このタスクをやらないことで、将来の損失につながるから早めに実行しよう!」という、かなり前向きな取捨選択ができました。

『影響度』を考えることで、タスクの『重要度』が客観的にわかるようになり、スッキリした気分になれたのが良かったです。

『影響度』、また『重要度』についての考え方が気になった方は、こちらの本をチェックしてみて下さい。

BBQのマッキー

他にもたくさんの学びが多い本ですよ

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